不过，苏联多年形成的官僚体制使得领导人的良好愿望无法贯彻下去。通过凯佩尔教授对大量苏联专家的采访可以得知，派遣专家的问题最初是由联共（布）中央直接负责的，但具体负责人关注的只是专家的政治背景。而对于专家如何在中国开展工作，却没有任何足够的准备，既没有发给他们一些有关中国的材料，也不要求他们到中国后学习最基本的汉语知识。因此，大多数受聘者对中国的历史、政治和当前形势竟然一无所知，有报告说，马上要出发到中国去的教师甚至都没有看过刚从那里返回的苏联专家写的在华工作总结。

实际上，尽管中国迫切需要苏联专家，但并没有及时做好接受专家的各项准备工作。例如，1949年底大量专家来华，一时间住满了北京饭店和解放宾馆，接待单位只能在北京以外设法为他们安排住宿；有时由于缺少足够的翻译人员而不得不减少聘请的专家人数。鉴于这种情况，1950年在周恩来领导下成立了苏联专家工作指导小组，日常工作由外交部苏联东欧司司长伍修权和政务院财经委员会副秘书长杨放之主持。中方最先成立的苏联专家事务管理部门是“北京苏联专家服务局”，专门负责接待、住宿等生活问题。

安排专家工作方面的准备同样非常仓促。如中央各部和东北等地区的主管部门纷纷提出聘请专家的要求，却没有事先为苏联专家设计组准备好必要的资料，多数设计组来到中国后还要搜集设计资料，以至不能依照合同如期完成工作，必须延长留在中国的时间。1951年鞍山钢铁厂对收集原始资料工作没有统一领导，零星分散，没有专责，结果使电气、土建、水道、供热、总平面图等方面的设计工作缺乏相互配合，导致返工延误。按中国重工业部统计，1953年以前，除由苏联专家在华直接领导收集资料的项目外，所有各厂矿的文献和资料大都延期交付。据初步计算，延期提交的原始资料，约占全部原始资料的一半以上。此外，由于中方提供的资料不准确造成设计失误的事情也时有发生。其结果，不但增加了设计费用，推迟了建设工期，也因苏方专家延期返国，耽误了他们在国内的原有工作。

为了克服在聘请苏联专家方面各自为政的现象，中央财经委在1951年4月发出通知，要求各大行政区有关聘请设计专家事项，应呈由中央主管部核转中财委呈请政务院批准。政务院核准后，经中财委通知主管部及贸易部，由贸易部会同主管部与外国驻华商务代表接洽办理。必要时由贸易部授权驻外商务参赞处在国外洽商办理。4个月后，中央人民政府再次强调，财经、文教、政法等所有系统聘请外国专家的批准权限均在政务院。专家到职后的薪金、待遇等事项亦由政务院通知有关部门统一办理。

中苏双方的沟通和联系也十分欠缺。如1954年12月9名苏联女教师来人民大学任教，中方却一直未得到通知；两位国家安全机关的专家已经到达北京，中国有关方面竟无人知道此事。还有，计划专家班高夫刚刚派到中央财经委员会计划局工作不足一个月，苏联总顾问便通知将其调赴东北经济计划委员会工作。既没有同专家本人商量，也不征求计划局的意见。此外，由于中方有些部门在聘请专家方面缺乏计划，考虑不周，往往在报请中央批准后又要求改变专家种类或名额。这些都是造成双方交涉困难，出现麻烦的原因。

为解决上述问题，中苏双方加强了高层接触。1953年6月8日，周恩来接见苏联大使库兹涅佐夫和军事总顾问柯托夫、政府部门代总顾问布拉金（阿尔希波夫为洽谈一五计划援华问题回国），接受了苏方提出的今后统一由苏联大使馆办理各系统增聘、延聘、辞聘专家的手续的意见，并表示今后凡带方针政策性和涉及各部门全面计划性的工作问题，都吸收首席顾问或专家组长参加党委会议进行讨论。6月13日，周恩来致信毛泽东等人提出：为统一管理苏联专家工作，并负责对苏联专家的聘请和分配，建议政务院下设以伍修权为组长的专家工作小组，以及专家工作办公室和专家招待处，为专家工作小组的办事机构。拟于月内召集一次中央各部委负责人会议，讨论改进专家工作问题。9月9日，中共中央做出《关于加强发挥苏联专家作用的几项规定》。此后不久便成立了国务院外国专家工作局，杨放之任局长，进一步加强了对专家工作的管理。从1954年起，苏共中央的档案中也开始出现了有关专家工作计划的记载。

苏联专家来华的高潮时期朝鲜战争结束后，中国以一五计划为核心开始了大规模的经济建设，对于苏联专家的需求猛然增加。与此同时，莫斯科新领导人，特别是赫鲁晓夫，也注重调整对华政策，加强中苏两党和两国的合作。苏联专家来华工作由此出现了高潮。